Como fazer um checklist de evento corporativo?

O checklist de evento corporativo é uma excelente ferramenta que irá auxiliar a organização do seu evento, seja ele de pequeno, médio ou grande porte.

Ele é uma lista de verificação na qual são abrangidos, de forma sistêmica, todos os itens necessários para a realização do evento, desde sua organização até o momento de sua realização.

Passo a passo para fazer seu checklist de evento corporativo

Neste artigo elaboramos algumas dicas e sugestões para você criar o seu checklist. Então, vamos lá!

Elaboração da planilha

O primeiro passo para realizar o checklist é fazer uma planilha, no Excel ou no Google Planilhas, com os seguintes campos de informações:

• Nome do evento;
• A data em que ele será realizado;
• Local de realização;
• Quantidade de pessoas que irão participar;
• Objetivo principal do evento;
• Atividades que serão realizadas.

Através dessa lista, você irá alcançar mais sucesso na realização do seu evento empresarial, evitando imprevistos de última hora.

Nome do evento

O nome do evento deve ser algo chamativo e condizente com o seu objetivo. Por exemplo, se é uma festa de confraternização, poderá levar o nome Confraternização Anual.

Por outro lado, se é o lançamento de um produto, o nome Lançamento da linha X, e assim por diante.

Evite criar nomes desconexos com o objetivo do evento para não tirar a atratividade do mesmo, desmotivando as pessoas.

Data de realização do evento

A data de realização do evento é algo que deve ser visto com bastante antecedência e que pode inclusive ajudar a reduzir os custos do mesmo.

Definir datas antecipadamente ajudará no sucesso do evento, afinal os participantes poderão se programar com antecedência para participar.

Além disso, também poderá ser definido o melhor dia para atingir o maior público possível.

Local da realização do evento

Esse é outro item fundamental e que precisa ser bastante estudado com antecedência. Tudo isso com o objetivo de evitar locais de difícil acesso, o que acarretará em encarecimento de custos e, em alguns casos, incômodos por parte dos convidados.

É importante avaliar se o local oferece internet Wi-Fi ou se será necessário efetuar o aluguel de equipamentos de telefonia móvel.

Também é fundamental a questão da decoração, pois alguns locais já oferecem salões decorados, o que pode ser uma excelente opção de redução de gastos.

Quantidade de pessoas

Esse é um tópico fundamental do checklist de evento corporativo, pois é através da quantidade de pessoas que a empresa conseguirá definir o local mais adequado.

Dependendo do número de pessoas, por exemplo, pode ser que alguns locais que poderiam ser mais em conta não comportem o tamanho do evento.

Portanto, se esse fator não for observado com antecedência poderá gerar bastante incômodo para os participantes.

Objetivo principal do evento

Esse é um dos tópicos fundamentais do checklist para a empresa não se perder a respeito do objetivo de estar realizando o evento.

Como exemplo, se o objetivo é o lançamento de uma linha de produtos, o evento deverá contar com redes Wi-Fi e a empresa poderá disponibilizar, através do aplicativo móvel, o lançamento em primeira mão dos produtos.

Atividades realizadas

Essa é uma etapa fundamental para ajudar a estruturar o evento.

Se forem realizadas dinâmicas, treinamentos ou algum tipo de atividade extra é importante levantar qual o espaço necessário para essa atividade, assim como os equipamentos: datashow, lousas, cadernos, canetas, entre outros acessórios pertinentes.

Realizando esse checklist de evento corporativo certamente a sua festa será um verdadeiro sucesso, garantindo o bem-estar e a satisfação de todos os convidados.